Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Категории Учет

Если в журнале допущена ошибка Документ, подтверждающий статус работающего гражданина — трудовая книжка — выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним. Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала — обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа — от 30 до 50 тысяч рублей.

Опломбирование кадровых документов

По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона.

Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи. Опломбирование защита книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика.

Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто. Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них: Книга должна иметь формат А Объем ее количество листов должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на года.

Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные. Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: Журнал должен быть подписан лично руководителем. Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником. Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено — это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя. Все, что нужно знать о прошивке журнала Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса.

Первый этап — это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф. Следующий этап — заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы.

Порядок этого предельно прост — сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей — 1, 2, 3, 4, 5 и т. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, — это тоже штраф для руководителя. При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно: Шило — это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением. Нитки шпагат , которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов.

К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение. Игла, вязальный крючок — для продевания нити. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку. Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. Порядок прошивания Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму: Прошивают слева на полях журнала.

Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах см от центрального отверстия. Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия. Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.

Последний этап — это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить. После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее см. Оформления листа для закрепления ниток Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ — приклеить нити к журналу.

Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения: Крепко затянуть нити. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания: Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см. Получить подпись руководителя на нем. Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать. Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки. Пломбировка Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Типы пломб Они бывают силовые и контрольные.

У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача — это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала. Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них: Пломбы-наклейки.

Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве. Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.

Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность. Самое простое решение — это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки. Реквизиты пломбы Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки: Идентификационный номер. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.

Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты. Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб: Сургуч и оттиск. Номерная пломба пленочного типа. Другая удобная пломба. Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч.

Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом. Порядок: Вылить его на место постановки пломбы. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала. Дать остыть. Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити. Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью. Лица, которые отвечают за журнал За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер.

В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них сургуч утратил свою популярность. Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Может ли кадровик вместо карточек Т-2 вести личные дела? Вопрос Возможно ли книгу учета движения трудовых книжек опломбировать пленочной пломбой? Ответ Ответ на вопрос: Согласно п. Читайте об учете трудовых книжек еще больше по ссылке. К сожалению, законодательство не содержит четких инструкций и нормативных актов по прошивке и опломбированию документов. Однако с учетом практики, по нашему мнению, целесообразно именно опломбировать книгу учета, так как сургуч имеет свойство ломаться, следовательно, при длительном использовании книги учета велика вероятность, что сургучная печать придет в негодность. Более подробно о правилах заполнения кадровых документов вы можете узнать в статье. Что касается опломбирования, то пломбировочные устройства могут изготавливаться из металла или пластика, снабжаться элементами электронной памяти и обладать разной силовой нагрузкой в зависимости от объекта, подлежащего опломбированию.

Книга учета движения трудовых книжек

Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица.

Как опломбировать журналы кадрового учета

Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета. Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями — организациями, так и работодателями — индивидуальными предпринимателями. Заполнение этого документа имеет определенные правила, исключающие произвольную форму. Что такое журнал по учету трудовых книжек? Трудовые книжки учитываются в журнале, который представлен в виде книги с множеством страниц. Он имеет 13 граф и утвержден Министерством труда России. Формат журнала — А4. Учет документов производится сотрудником кадровой службы.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек

По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК. Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение. Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи. Опломбирование защита книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто. Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них: Книга должна иметь формат А Объем ее количество листов должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на года.

Пломбировка книги учета трудовых книжек

Александра пишет: Добрый вечер. Можно ли по номеру голографической пломбы узнать год выпуска пломбы? Мы можем сказать по пломбам, которые у нас вышли, но это не общедоступная информация. Что лучше использовать для опломбирования журнала по хранению трудовых книжек? Добрый день. Мы с года пломбируем "Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним" номерными голографическими пломбами. Более 8 тысяч компаний используют их в работе и успешно проходят проверки.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Действительно, постановлением Минтруда России от Такие же требования на практике применяются и по отношению к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, за ведение которой отвечает кадровая служба специально назначенный приказом руководителя сотрудник, обычно из отдела кадров. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сохраняет и подтверждает сведения о работе в ней фиксируются трудовые книжки, принятые от работников при приеме на работу, дата и номер приказа о приеме, наименование должности и структурного подразделения, дата выдачи трудовой книжки при увольнении и хранится так же, как и документы по личному составу в течение 75 лет ст. Поскольку сургучные печати достаточно хрупкие и не выдерживают долговременного срока использования и хранения, а традиционная бумажная наклейка с заверительной надписью не может свидетельствовать об опломбировании, на практике для опломбирования книг учета широкое распространение получили контрольные индикаторные пломбы. Данные пломбы имеют уникальные номера, которые присваиваются промышленным способом в процессе их производства. При опломбировании книг учета пломба-наклейка должна быть наложена на место прошивки и концы нити, с помощью которой прошита книга, после снятия защитного слоя на пломбе становится виден ее уникальный номер например, В заверительной надписи, которая при опломбировании может оформляться на самой книге на тыльной или внешней стороне последнего листа обложки книги , указываются следующие сведения: Пример 1 Заверительная надпись на опломбированной книге учета СвернутьПоказать Заверительная надпись на опломбированной книге учета СвернутьПоказать То есть в заверительной надписи должны отражаться те действия, которые выполнены для того, чтобы книга обеспечивала свою охранную функцию и функцию доказательства, причем в той последовательности действий, которая на практике выполняется с ней: сначала прошивка, потом нумерация листов, далее опломбирование, а последнее действие — оформление заверительной надписи с удостоверением печатью организации подписи руководителя.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек? Пломбы-наклейки СКР® 2+

Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним. Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от Кто заполняет Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников. Чаще всего в организации это: кадровик бухгалтер hr-менеджер Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа. Пример заполнения книги учета трудовых книжек На обложке: дата начала и окончания ведения. Этих сведений достаточно. Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников. Заполняем при приеме на работу Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек: Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

В нашей организации необходимо в отделе кадров опломбировать книги учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. Как правильно написать в​.

А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика. Судебная практика. Государственная инспекция труда ГИТ в г. Москве в связи с обращением работника провела внеплановую документальную проверку соблюдения трудового законодательства у работодателя. По результатам составлен акт о выявленных нарушениях трудового законодательства и выдано предписание об их устранении. В частности, отмечено о необходимости вести книгу учета движения трудовых книжек, опломбированную или скрепленную сургучной печатью. Проверяя законность указанных актов ГИТ, судебные органы подтвердили их правомерность, отметив, что ГИТ действовала в пределах своей компетенции, а выявленные в предписании нарушения работодателем трудового законодательства являются очевидными и подтверждаются представленными доказательствами, достоверность которых опровергнута не была Апелляционное определение Московского городского суда от Суд, рассматривая дело по обжалованию актов ГИТ, в которых установлены нарушения, допущенные работодателем, подтвердил их законность. Так, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не скреплена сургучной печатью или пломбой, что является нарушением требований ст.

Вести данную книгу обязана бухгалтерия, а не кадры! Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек? Казалось бы, кадровые книги прошиты, пронумерованы, стоит печать предприятия на кальке приклеенной к шпагату. И все равно Да, вынуждены признать: несмотря на то что книги кадрового учета введены в оборот еще в г. Дело сделано: инспектору - выявленное нарушение, а вам - штраф! Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона Но сначала придется в них разобраться. Требования к оформлению книг кадрового учетаи конкретно к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них определены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв.