Как вести учет исходящей документации

Категории Учет

Отделы, цеха и другие структурные подразделения предприятия. Какие документы отправляются в вышестоящие инстанции? Практически каждое предприятие находится в подчинении каких-либо организаций районных, ведомственных, региональных, а также министерств. Исходящая корреспонденция, отправляемая в эти учреждения, может представлять собой отчеты, рапорты, планы на месяц, квартал, год, ответы на запросы. Как правило, она оформляется на утвержденных стандартных бланках либо на обычных листах с логотипом предприятия. Документы для нижестоящих организаций Не все, но многие предприятия сотрудничают с организациями, находящимися в их подчинении.

Как вести учет исходящих писем

Журнал регистрации входящих и исходящих документов Как вести журнал входящей корреспонденции Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы , проходят следующие этапы: Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии — наличие в нем документов, количество листов, включая приложения.

При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих поступающих документов в графе Примечание см. Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.

Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. Регистрационный номер — цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер в отсутствии штампа в организации , например вх. Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 см. Приложение — порядковый номер поступления в пределах календарного года.

Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения по номенклатуре дел организации — исполнителя.

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр.

Вид документа отмечается в журнале в графе 4 см. Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации. Заголовок документа — краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 см.

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа.

Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов. В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения. Как правильно провести служебное расследование: Делопроизводство от А до Я.

Работа с обращениями граждан. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Журнал учета поступающих грузов форма МХ Личная карточка работника Т Акт о неисправимых повреждениях документов.

Табель учета рабочего времени. Журнал регистрации входящей поступающей корреспонденции. Посмотреть образец бланка Скачать бланк. Правила заполнения журнала регистрации входящей поступающей корреспонденции Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать: Графики, наряды, заявки, разнарядки.

Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация. Нормы и нормативы расхода материалов. Печатные издания журналы, книги, бюллетени.

Рекламные материалы программы, проспекты, листовки, извещения. Формы и банки кроме строгой отчетности. Дата поступления документа заносится в графу 1 см.

Прочитать позже В избранное Отправить по e-mail Поделиться в соцсетях: Только зарегистрированные участники могут оставлять комментарии. Бланки Журнал регистрации исходящей отправляемой корреспонденции. Статьи Прощание с бумагой Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией Как работать с корреспонденцией Риск-менеджмент: О нас Новости Статьи Полезное в работе. Наши контакты Москва, ул.

Журнал регистрации входящей поступающей корреспонденции Вид основного раздела журнала: Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения.

Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Документы нумеруются в пределах календарного года. На этой странице вашему вниманию предлагаются образцы документов: Здесь же вы найдете образцы документов, представленные в статьях сайта.

Страница будет регулярно пополняться. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации.

При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг. Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой. Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу. Журнал регистрации исходящей отправляемой корреспонденции Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях.

Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения оформления. Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

Под полным наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации. Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом.

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах. П опробовать бесплатно онлайн!!! Малый бизнес успешно модернизируется в микроскопический.

Маркировка товара в кассовых чеках. Юрлицо отстояло в суде право учесть в расходах по налогу на прибыль стоимость ликвидированного недостроенного объект. Журнал регистрации входящей поступающей корреспонденции Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации.

В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто. Образец заполнения квитанций на замену паспорта. Делопроизводство от А до Я. Правила заполнения журнала регистрации входящей поступающей Корреспонденция, адресованная.

Журнал регистрации входящих документов - применяется для регистрации поступивших в организацию документов,. Журнал регистрации исходящих документов — образец заполнения это примерная форма, поэтому измените графы.

Не является обязательным к заполнению, решение о создании и ведении принимается руководством. Его содержание определяется индивидуально на каждом предприятии исходя из специфики и принятой учетной политики. Журнал регистрации служит для учета, систематизации, обработки сведений о документообороте, имеет свою сквозную нумерацию, позволяющую в дальнейшем вести внутренний контроль над движением и исполнением документации, а так же служит поисково-справочной системой для сотрудников.

Регистрации подлежат все входящие, исходящие, иногда внутренние документы, независимо от их содержания и способа доставки или отправки. Некоторые организации, с цель избежать лишних трудовых затрат, утверждают перечни документов не требующих отметки в книге учета корреспонденции.

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь. Любая организация в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции. Для порядка и сохранности деловой переписки существует система документооборота, и чем четче и слаженней она функционирует, тем меньше впоследствии возникает спорных вопросов, связанных с исполнением того или иного документа.

По большому счету, вся почта и документация делится на две группы: Журнал регистрации входящих и исходящих документов В течение рабочего времени через канцелярскую службу предприятия проходит непрерывный поток информации в виде писем, телеграмм, e-mail-сообщений, заявлений и других видов корреспонденции.

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Позволяет быстро производить поиск документа по раличным критериям, производить выборку по исполнителю, состоянию, категориям, видам документа и т. Позволяет быстро производить поиск документа по раличным критериям, производить выборку по подразделению, состоянию документа и т. Позволяет быстро производить поиск договора по раличным критериям, производить выборку по подразделению, состоянию, контрагенту и т. Контроль исполнения входящих документов Выдает список документов, требующих исполнения для конкретного исполнителя. Возможности: ведение картотеки входящих документов; ведение картотеки исходящих документов; подготовка исходящих документов предприятия; контроль исполнения входящих документов; ведение справочников; распределение прав доступа к документам; формирование отчетности; ведение договоров. Журнал регистрации входящих документов Позволяет быстро производить поиск документа по раличным критериям, производить выборку по исполнителю, состоянию, категориям, видам документа и т. Входящий документ При выборе резолюции, требующей исполнения, создается контрольная карточка. Отчетые формы Печать журналов входящих и исходящих документов, контрольных карточек. Входящие документы, у которых приближается контрольная дата исполнения Напоминание о документах с приближающейся контрольной датой исполнения.

Исходящая корреспонденция: журналы регистрации, учета, образцы, правила заполнения

Журнал регистрации входящих и исходящих документов Как вести журнал входящей корреспонденции Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые. Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки.

Вход на сайт

Контролировать исполнение документов ответственными работниками. Следить за способами отправки корреспонденции. Внутренние бумаги, такие как приказы по личному составу, производственная документация, служебные записки и др. После окончания журнала его хранят в течение 5 лет. Порядок данной процедуры в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео: Кто и когда его ведет?

Полезное видео:

Книга регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Вы должны завести следующие журналы: 1. Учета входящей корреспонденции в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация - отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении 2. Учета входящей документации порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др. Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении Журналы лучше заводить толстые - типа книг в жестком переплете. Их можно использовать несколько лет - пока хватает страниц. Но каждый год с П окончании отправляете в архив. Закончился журнал , но не закончился год - заводите новый журнал , просто указываете на нем дату начала начат

Как следует вести журнал регистрации исходящей корреспонденции?

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные. В статье рассмотрены вопросы: что такое исходящие документы организации; какие виды исходящих документов встречаются в практике производственной деятельности; как осуществляется учет и регистрация исходящих документов; какие сведения содержит журнал регистрации исходящих документов в году; как организован документооборот исходящих документов; как оформляются исходящие документы. Внутренние, входящие и исходящие документы организации Документооборот в организации — это система, состоящая из внутренних, входящих поступающих извне и исходящих отправляемых документов. От того, насколько хорошо организован документооборот в компании, зависит то, насколько оперативно поступают управляющие сигналы, решаются вопросы, происходит информационный обмен. К внутренним документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, акты, протоколы и прочая организационно-распорядительная документация, касающаяся внутренних аспектов производственной деятельности. Входящей называется вся документация, поступающая в адрес компании, как обычной почтой, так и электронной.

Как вести учет исходящихписем

Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации Документы, не подлежащие обязательной регистрации И рано или поздно возникает ситуация, когда руководитель просто не может вспомнить, отвечал ли он на письмо и что именно, отправил запрос или нет. Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Формат нумерации входящих писем не регламентирован, и каждая организация может использовать на свое усмотрение цифровые и буквенные обозначения — коды подразделений, номенклатуры дел и т. Единственное требование — номер каждого входящего документа должен быть уникальным. Прошивка прошнуровка — отверстия через все листы журнала, через которые протягивается нить. На последнем листе нить завязывается и оклеивается для дальнейшего опечатывания. С прошивкой листы в журнале не заменят. Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх.

Журнал входящей и исходящей документации образец

Журнал регистрации исходящих документов ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Программа для учета документов Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия. Учет исходящих писем и входящих Если один из этих документов предполагает наличие сопроводительной записки, то она регистрации подлежит. Что на счёт дат и номеров? Для даты регистрации, указания номеров в документации используются специальные поля.

Журнал регистрации исходящих документов образец Скачать.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Правила подготовки делового письма В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться!

Журнал регистрации исходящих документов

Журнал регистрации входящих и исходящих документов: образец, форма Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Общие сведения о журнале регистрации входящих и исходящих документов Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.