Книга учета трудовых книжек обязательно ли

Категории Учет

В зависимости от размеров компании и особенностей ее работы это поручается кадровой службе, бухгалтерии или секретарю. Ответственного сотрудника назначает руководитель приказом. Чаще всего книгу учета трудовых книжек ведут отдел кадров или бухгалтерия. Книгу нумеруют, причем пронумерованы могут быть как листы, так и страницы.

Книга учета трудовых книжек обязательно ли

В соответствии с п. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Трудовые книжки подлежат строгому учету путем их регистрации в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них далее - Книга учета трудовых.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В процессе регистрации документу присваивается порядковый номер. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются в приходно-расходной книге, которая находится строго в бухгалтерии.

Если проверяющие органы обнаружат эту книгу вне бухгалтерии - организацию накажут штрафом. Заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, которая оформляется уже кадровой службой и, соответственно, может храниться в отделе кадров. Форма книги учета трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от Эта книга ведется до полного использования ее страниц, то есть на протяжении нескольких лет.

При этом, если в вашей организации велась какой-либо другой журнал учета трудовых книжек, то его необходимо "закрыть", сделав под последней записью пояснения о причинах закрытия этого журнала регистрации, а также указать количество трудовых книжек, находящихся в отделе кадров.

Естественно, число книжек в наличии должно совпадать с числом книжек по данному журналу учета. Уничтожать "закрытый" журнал ни в коем случае нельзя, потому как он содержит важнейшие сведения о принятых сотрудниках и подписи уволенных сотрудников, получивших свои трудовые книжки при увольнении. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в плотной обложке, пронумерована, прошита и скреплена либо сургучной печатью, либо опломбирована.

После этого она заверяется надписью с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц цифрами и прописью , указанием должности, фамилии, инициалов и подписью. Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

Заверять имеет право исключительно руководитель организации. Пример записи: В книге пронумеровано и прошнуровано сто тридцать страниц. Сидоров мп Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в году.

Согласно ему, эти документы должны храниться 75 лет. После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. То есть если вы остановились на номере, то новая книга начнется не с 1, а с номера.

Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. Срок хранения этой книги установлен п. Регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежат: трудовые книжки, переданные в отдел кадров вновь принимаемыми работниками, книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, вкладыши в трудовые книжки, оформленные работнику в период работы в данной организации.

В случае, когда вновь принимаемый работник приносит трудовую вместе со вкладышем, то регистрируется только трудовая книжка, вкладыш регистрации не подлежит. Заполнение разделов книги учета трудовых книжек и вкладышей в них Записи дат во всех разделах производятся арабскими цифрами число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 5 сентября г. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером в том числе шариковой , световодостойкими чернилами пастой, гелем черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Например, не допускается писать "пр. Ставится порядковый номер вносимой записи в порядке возрастания. Проставляются число, месяц и год приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Отмечу, что эти два события могут не совпадать по времени: - ст. Таком образом, дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. Целесообразней все-таки указывать здесь именно дату приема, а не дату заполнения книжки. Вписывается фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки.

Инициалы указывать нельзя, имя и отчество пишется полностью. Указываются серия и номер трудовой книжки или вкладыша. Если вдруг номера и серии нет такое может быть ,если трудовая книжка образца года , то в этой графе ставим прочерк. Пустую графу лучше не оставлять, дабы не сочли это небрежностью заполнения.

Необходимо также помнить о том, что при оформлении книжки впервые, ее бланк необходимо получить в бухгалтерии, а используемый бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера п. Недопустимо использование бланков, не оприходованных бухгалтерией. Должность профессия указываются в строгом соответствии со штатным расписанием. Так же, как и в случае с трудовым договором ст.

Вместо должности профессии, специальности может быть указана конкретна трудовая функция. Указывается наименование структурного подразделения. Здесь вписываем дату и номер документа, на основании которого принимаем работнику на работу.

Это может быть протокол общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, или приказ о приеме, или решение единственного участника общества с ограниченной ответственностью. Проставляется собственноручная подпись сотрудника, принявшего и зарегистрировавшего трудовую книжку либо оформившего трудовую впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку в й графе также ставится личная подпись работника кадровой службы, не смотря на то, что речь в наименовании графы идет только о трудовых книжках.

Эта графа отражает, какая сумма в рублях была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. Сумма эта законодательно не установлена, однако п. Графа 11 заполняется только при выдаче бланков трудовой книжки или вкладыша.

Однако организация может взят на себя инициативу по бесплатному предоставлению бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Законом это не воспрещается, однако в таком случае этот момент должен быть закреплен в локальном акте, например, в ПВТР. Заполняются при увольнении работника. В двенадцатой увольняемый работник ставит дату получения трудовой книжки последний день работы , в тринадцатой - свою подпись. Если же в последний рабочий день трудовую книжку выдать не удалось, то работнику отправляется заказным письмом уведомление о необходимости явиться и получить трудовую книжку, либо дать согласие на отправку ее по почте.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки ст. В этом случае с графах 12 и 13 проставляются соответственно: - дата и номер уведомления телеграммы, заказного письма , направленного работнику; - дата отправки с согласия работнику трудовой книжки по почте. Так же можно еще указать номера почтовых квитанций, которые, вместе с копиями уведомлений или сопроводительных писем, подшиваются в личное дело уволенного сотрудника.

Если в период работы сотруднику выдается вкладыш в трудовую книжку, то за него увольняемый также должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку вкладыши регистрируются отдельной строкой в момент его заведения. Исправление записей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить.

Однако порядок исправления ошибок в этой книге нигде не оговорен. Такой способ мало подходит, т.

Отсутствие или неправильное оформление "Книги учета движения трудовых книжек" является серьезным нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность ст.

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Обновление: 13 июня г. Журнал учета трудовых книжек образец Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. Постановлением Правительства РФ от Книга учета движения трудовых книжек Книга учета движения трудовых книжек образец Книга учета трудовых книжек заполняется кадровой службой или иным подразделением организации, которое оформляет прием или увольнение сотрудников. При расторжении трудового договора с сотрудником в книге учета фиксируется выдача ему трудовой книжки: проставляется дата выдачи трудовой книжки и подпись уволенного работника в ее получении на руки п. Новую книгу учета начинают оформлять заново только после окончания старой книги. Приказом Минкультуры России от Скачать бланк книги учета трудовых книжек можно по ссылке. За отсутствие книги учета движения трудовых книжек или за неправильное заполнение книги организации предпринимателю может грозить наложение административного штрафа за нарушение трудового законодательства п.

Порядок учета и выдачи трудовых книжек

Отражается время, когда документ поступил в компанию. Если специалист отказывается явиться и получить документ, ставится дата отправки почтового уведомления. Нужно придерживаться правил заполнения кадровой документации.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 40 л., обл. картон

Учет трудовых книжек на предприятии — важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами то есть распечатать листы и переплести их или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек бланк должен соответствовать форме, утв. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Книга учета движения трудовых книжек 2019 + скачать образец

Вся долгая трудовая жизнь человека отражается в этом документе. Не меньшую важность книжка имеет и в любой организации. Для того чтобы правильно организовать учет движения данного документа, на предприятии существует специалист, который занимается данными вопросами, а в помощь кадровому работнику предусмотрены книги учета. Одной из таких книг является книга учета движения трудовых книжек. Что такое книга учета движения трудовых Книга учета движения трудовых книжек это специальный журнал, который должен вестись на каждом предприятии или у каждого предпринимателя.

Книга учета движения трудовых книжек титульный лист

Возврат товара надлежащего качества Требования и правила В организации не должно быть две или более формы учета книжек. Ведется только один журнал до его полного употребления, который должен быть в обязательном порядке прошит, пронумерован и скреплен печатью опломбировкой. Вырывать листы, склеивать их между собой или производить замену не допускается ни в коем случае.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Журнал учета трудовых книжек Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек п. Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы. Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — рублей, для организаций — 30 рублей. По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ.

Как ведется учет движения трудовых книжек в организации.

Журнал учета трудовых книжек — это реестр, содержащий информацию о движении основного кадрового документа работника поступления, выдачи, оформления дубликата или вкладыша. Содержанием реестра нередко интересуются проверяющие в ходе проведения контрольных мероприятий. Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения. Важно помнить о требованиях к книге учета.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 40 л. Срок хранения данного журнала 75 лет. В книгу учета трудовых книжек вносят такие данные: - все трудовые книжки при поступлении на работу; - книжки, оформленные впервые в данной организации и выданные сотрудникам во время работы и соответственно вкладыши к книжкам. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей должна соответствовать следующим требованиям: 1. У книги должна быть твердая обложка, так как она долгое время находится в работе и не мало лет хранится в архивах. Другие документы по кадрам регистрирутся в других журналах регистрации,так как есть обязательные,а есть рекомендательные журналы 2. Все странички должны быть: прошнурованы и пронумерованы. Обязательная пломба книги. Заверенная руководителем — обязательно. Как и во всех книгах, титульный лист заполняется руководителем с указанием номера пломбы и количество пронумерованных страниц.